Därför blir energibudgeten aldrig helt rätt - och varför det är okej

När fastighetsägare eller bostadsrättsföreningar börjar arbetet med nästa års budget hamnar energikostnaderna alltid högt upp på agendan. Det är inte så konstigt. För många är värme och el några av de största löpande kostnaderna, samtidigt som de är betydligt svårare att förutse än exempelvis fastighetsskötsel eller lokalvård. 

Till skillnad från många andra kostnadsposter påverkas energikostnaderna av sådant vi inte kan styra över. Väder, energipriser, effekttoppar och förändrade energibehov spelar alla en roll. Det gör att energibudgeten aldrig blir en exakt vetenskap. 

Det här var temat för det webinar jag höll tillsammans med min kollega Åsa Dahlqvist-Larsson och Pelle Arve från bland annat Chalmers fastigheter.

Börja med den data som finns – och historiken

Er verksamhet sitter redan på mängder av värdefull information, förmodligen utan att utnyttja den fullt ut. Det bästa underlaget för att budgetera kommande år är ofta det som redan har hänt. Via Mina sidor kan kunder hos Göteborg Energi bland annat följa och se historisk energianvändning, kostnader, effekttoppar, returtemperaturer för fjärrvärme och normalårskorrigerad statistik. Det går även att exportera data och skapa återkommande rapporter som gör uppföljningen enklare. 

Det innebär bättre möjligheter att förstå fastighetens energibeteende och att fatta mer välgrundade beslut inför nästa budgetperiod. 

Om fastigheten används på ungefär samma sätt nästa år som i år är tidigare förbrukning en värdefull vägledning.  

Har ni gjort förändringar som påverkar energibudgeten?

Om ni till exempel installerat laddstolpar eller monterat solceller så är det självklart investeringar som också påverkar er energianvändning. Här bör er entreprenör kunna förse er med preliminär data på hur det påverkar helheten.

Detsamma gäller om ni gjort effektiviseringsåtgärder. Då kan er entreprenör hjälpa er med en prognos på hur mycket ni sparar gentemot tidigare år.

Lämna utrymme för vädervariationer

Samtidigt finns en viktig fallgrop: vädret.

Om föregående år var ovanligt varmt kan energianvändningen ha varit lägre än normalt. Budgeterar man då utifrån de faktiska siffrorna riskerar man obehagliga överraskningar när vintern blir kallare. Därför är den normalårskorrigerad statistiken inne på Mina sidor ett viktigt hjälpmedel. Den tar hänsyn till vädervariationer och ger en mer rättvis bild av fastighetens verkliga energibehov. 

Effekttopparna kan bli dyra

En annan sak som allt fler behöver ha koll på är effekttoppar.

Det räcker inte längre att bara titta på hur mycket energi som används under året. Även när energin används påverkar kostnaden. Några få timmar med mycket hög belastning kan få stor betydelse för både el- och fjärrvärmekostnaderna. 

Genom att analysera när topparna uppstår går det ibland att identifiera mönster och hitta åtgärder som jämnar ut belastningen. Det kan handla om allt från styrning av tekniska system till laddning av elbilar eller andra energikrävande funktioner. 

Följ upp oftare än en gång om året

En budget är inte ett dokument som ska läggas i en pärm fram till bokslutet.

Tvärtom bör energikostnader följas upp löpande, gärna varje månad. På så sätt kan ni upptäcka avvikelser tidigt. Kanske finns ett läckage, en anläggning som inte fungerar som den ska eller en ovanligt hög effekttopp som behöver analyseras. Ju tidigare problemet upptäcks, desto mindre riskerar det att påverka ekonomin. Glöm inte att involvera era hyresgäster eller boende.

Ett sista råd: var inte för hårda mot er själva

Kanske var den viktigaste insikten från vårt webinarie den enklaste.

Energibudgetering är svårt. Det gäller inte bara bostadsrättsföreningar utan även stora professionella fastighetsbolag. Ingen kommer att träffa exakt rätt varje år. Det viktiga är att utgå från bästa möjliga underlag, dokumentera sina antaganden och följa upp utfallet löpande. 

Målet är inte att gissa rätt på kronan. Målet är att ge föreningen eller verksamheten stabila förutsättningar och undvika de stora överraskningarna.

Och det kommer man långt med.